Personal de la Legislatura presentó interesante trabajo

Cabe puntualizar que mediante la Resolución Nº 059/11 H.L., la Legislatura del Chubut declaró de “Interés Legislativo” al IXº Congreso Argentino de Archivística “Demanda y Actualización de Conocimientos Archivísticos. El Desafío de Saber Hacer”, por la importancia de sus objetivos y contenidos en el marco de una positiva experiencia a los fines del archivo parlamentario.

En dicha oportunidad presentaron un trabajo que expusieron ante las autoridades y demás asistentes a ese Congreso, titulado “Reorganización y Reestructuración de Archivos del Poder Legislativo de la Provincia del Chubut”, resaltando el resguardo de documentación y preservación del papel, que mereció interés en la atenta audiencia concurrente.

Resumen del informe presentado

Tras brindar una reseña histórica del Chubut y, particularmente, de la Legislatura Provincial, Claudio Ferrari y Javier Aguilera explicaron que “la conformación legislativa surgida en las elecciones del 11 de marzo de 1973 se convirtió así en la primera en ocupar el por entonces nuevo edificio, abandonándose las históricas dependencias en las que se concentró el trabajo parlamentario en los momentos iniciales del Chubut ya como Provincia”.

“A más de treinta años de aquella inauguración se procedió a la ampliación y refacción del edificio legislativo en respuesta a las crecientes necesidades de funcionamiento. El 28 de Noviembre del año 2009 se inauguró el nuevo edificio, que cuenta con las instalaciones adecuadas para un mejor desarrollo de la actividad laboral tanto de los Legisladores como de las Autoridades, Empleados y Público en General. La ampliación y refacción del nuevo del edificio de la Legislatura del Chubut demandó una gran inversión y cuenta con más de 5.500 metros cuadrados nuevos y 2.300 m2 refaccionados. La obra posee modernas características tanto arquitectónicas como de equipamiento”, se explicó.

“Dentro de la nueva construcción se amplió el espacio correspondiente al sector de Secretaría de Enlace del que dependen el Archivo de Leyes y la Mesa de Entradas y Archivo General. Entre los años 2007 y 2009, por las obras de construcción de las nuevas instalaciones, el funcionamiento de la Legislatura se realizó en otro edificio. Como consecuencia de esto, luego de una “mudanza general”, se tuvo que reubicar y adaptar transitoriamente en el nuevo espacio toda la documentación existente en los Archivos, teniendo en cuenta que las actividades legislativas se realizaban con normalidad y la consulta de los mismos era permanente. El lugar en que se nos reubicó no contaba con gran capacidad para la instalación de la totalidad de los Archivos, por lo que debimos tomar la decisión de seleccionar la documentación que según nuestra experiencia era la que se requería con más frecuencia, para trasladarla a este lugar y derivar el resto a un depósito ubicado fuera del edificio”, se puntualizó.

“Las autoridades del Poder Legislativo de la Provincia del Chubut tomaron la decisión política de cambiar el funcionamiento y estado del Archivo de la Legislatura de la Provincia, iniciando su cometido con el ordenamiento de su legislación sancionando la Ley V Nº 98 (antes Ley Nº 5.199) que aprobó el Digesto Jurídico de la Provincia del Chubut, consistente en el ordenamiento y sistematización de las normas vigentes. En el año 2004 la Legislatura firma un Convenio de Asistencia Técnica con la Universidad de Buenos Aires para el tratamiento y depuración del Universo Normativo Provincial. En un primer paso se analizaron 5.500 Leyes de las cuales quedaron vigentes 1.500 divididas en 26 Ramas.

“En la renumeración de las leyes vigentes se las identifica por un número romano que indica la Categoría o Rama Jurídica y a continuación un número arábigo que refiere al orden cronológico de la sanción de la misma. En el año 2008 fue puesta en marcha la Oficina del Digesto Jurídico, la que en la actualidad asume la responsabilidad y labor primordial de realizar el análisis y actualización permanente de las Normas. Esta tarea conlleva una interacción con el sector de Archivo de Leyes. Para consulta se puede ingresar a la página Web www.legischubut.gov.ar/digesto. A partir de esta nueva realidad y en ese mismo camino de reorganización y reestructuración, fue necesario comenzar a diagramar la nueva estructura tanto del Archivo General como del Archivo de Leyes. Ambos archivos conservan la documentación que se destinó a los mismos desde el comienzo del funcionamiento de la Legislatura Provincial, y salvo algunos documentos que se deterioraron por un mal manejo o disposición, la gran mayoría se encuentran en muy buenas condiciones”, se resaltó.

Implementación del Digesto Jurídico

“El traslado al nuevo edificio coincidió con la implementación del Digesto Jurídico Provincial, por lo que tuvimos que rediseñar el sistema de archivos para adaptarlo a las nuevas condiciones. La Ley de Digesto Jurídico implementó lo que se denomina el “Archivo Histórico de Leyes”, que obliga a conservar los originales de toda la legislación provincial hasta el momento de entrada en vigencia del Digesto. Tanto para el Archivo Histórico como para el Actual, se adquirió nuevo mobiliario. Luego de la búsqueda del más adecuado, a través de una licitación pública, se optó por la instalación del Sistema de Archivos Activos integrado por módulos apilables que poseen cajones y bandejas. También se construyó un depósito en el cual, con estanterías fabricadas en hierro y a medida, con buena ventilación, se deposita la documentación en cajas para archivos de cartón tipo AMERICANA, de 42 cm. x 32 cm., rotuladas para una pronta individualización al momento de la búsqueda de algún documento archivado.

La puesta en marcha del nuevo sistema de archivo se realizó, en un primer paso, con la concientización a las Autoridades, Legisladores, Asesores y al Personal de la Legislatura como así también a los otros Poderes y Organismos del Estado y por al público en general, sobre el significado del tratamiento del papel desde su inicio hasta el archivo final. Este trabajo fue llevado a cabo por los Sectores de Mesa de Entradas y Archivo General y el Archivo de Leyes con la supervisión de la Secretaría de Enlace”, se explicitó.

“El sector de Mesa de Entradas y Archivo General es el que tiene como principales tareas la recepción, registro, derivación y archivo de toda la documentación recibida y producida en el ámbito legislativo. En la actualidad se logró que la presentación, sobre todo de los Proyectos por parte de los Legisladores y del Poder Ejecutivo, se efectúe en hojas libres de broches o perforaciones, con lo que se evita el daño en el documento durante el transcurso de su trámite parlamentario y posibilita que llegue en mejores condiciones al momento de ser archivado. Todo este proceso de reorganización se acompaña con la capacitación permanente el personal con especial énfasis en todo lo relacionado con la archivística. A modo de ejemplo podemos mencionar la asistencia a capacitaciones locales en el tema “Gestión Documental en la Organización de Archivos”, cursos dictados por la Escuela de Capacitación Judicial dependiente del Superior Tribunal de Justicia de la Provincia del Chubut. También podemos destacar que desde el año 2009 participamos en los Congresos Archivísticos Anuales".