Después de haberse realizado una evaluación sobre la documentación histórica de la Municipalidad, se tomó la decisión de digitalizar todo el archivo comunal con el fin de preservar la información acopiada, optimizar su búsqueda, reducir la capacidad de almacenamiento contribuyendo de esta manera con la ecología ya que la utilización de papel bajará considerablemente. “Esto significa convertir en forma digital todos los informes que se generan en diversas áreas del Municipio y que luego se envían a la mencionada dependencia para su posterior archivo”, explicó Pablo Mazzei, secretario de Gobierno, durante la entrevista con el Diario.

Personal que depende de este ámbito gubernamental se encuentra trabajando en el tema y a propósito de esta tarea, en las últimas semanas se ha podido recuperar una gran cantidad de información que es útil al desenvolvimiento de las distintas áreas de la Municipalidad.

Un trabajo en conjunto

“Si bien me toca a mí mostrar lo que se hizo en el Archivo, quiero agradecer a toda la gente que colaboró porque evidentemente no se podía realizar ningún trabajo sin el apoyo de otras áreas municipales”, reconoció el secretario de Gobierno. “Necesitábamos tener un orden porque acá existen cosas importantes; una vez que logremos acomodar los expedientes comenzaremos a realizar las etapas posteriores que proyectamos, con el objetivo final que es lograr la digitalización. Por tal motivo nombramos a un director del Archivo, que es Eduardo Medina, aunque también cabe señalar que tuvimos la colaboración de Ricardo Bari porque desde Defensa Civil se ocuparon de las diversas modificaciones que hacen a la seguridad de este lugar ya que teníamos muchas falencias en ese sentido”, agregó.

Saber guardar

En cuanto a la importancia de digitalizar los papeles que se generan en la órbita municipal, Pablo Mazzei precisó que se trata de una tarea del presente que abarca al futuro. “Año a año la Municipalidad genera una excesiva cantidad de papel difícil de guardar”, explicó entre los motivos el funcionario al tiempo que reconoció que mucha de esa información se acopia sin necesidad. Por este motivo, en los próximos meses se dictará un curso de capacitación sobre qué es lo que se debe archivar lo que no, con el fin de iniciar un proceso de ahorro de papel para implementar la tecnología digital en cada uno de los expedientes.

- ¿Cómo implementarán los sistemas para que las dependencias municipales comiencen a trabajar en un archivo digital?

- En forma primaria pasaremos a archivar en CD o en pen drives teniendo además un soporte electrónico para nuevos documentos que se generan en la Municipalidad; esto hace también a la agilidad con que se recuperarán esos expedientes que muchas veces tardan en encontrarse. Queremos evitar que ingresen cada año la cantidad excesiva de papeles que está entrando al Archivo General; esta es una medida de concientización que haremos en todas las áreas aunque también buscamos economizar cuestiones vinculadas con el papel. Directamente pondremos en marcha el soporte tecnológico que corresponde para almacenar los expedientes de manera uniforme.